TIPOS DE CAMPOS

• TEXTO: admite cualquier carácter alfabético, número o signo de puntuación.
• MEMO: admite cualquier carácter textual hasta un máximo de 64000 carácteres.
• NÚMERICO: admite cualquier carácter numérico susceptible de ser utlizidado en cálculos matemáticos.
• FECHA/HORA: admite valores de fecha y hora.
• MONEDA: para valores monetarios.
• AUTONUMËRICO: es un campo propio del programa, éste añade un número único para cada nuevo registro.

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Objetos de Access

• Tablas: conjunto de datos estructurados que forman el contenido de una base de datos.
• Consultas: permiten catalogar, ordenar, extraer y modificar la información contenida en una tabla o en un conjunto de tablas relacionadas, dependiendo de los tipos de consulta y de las condiciones que en ella se establezcan.
• Formularios: son diseño que realizaremos para poder introducir, modificar o visualizar los registros de una tabla o consulta. En los formularios podemos insertar calculados e imágenes.
• Informes: son extractos de datos procedentes de tabals o consultas y que tienen como propósito principal el ser impresos por papel, aunque también pueden simplemente visualizarse en pantalla.
• Páginas: una págian de acceso a datos es un tipo especial de págian web, diseñada para ver datos y trabajar con ellos desde Internet o desde una red local.
• Macros: con conjunto de operaciones grabadas que pueden ejecutarse en cualquier momento para realizar de forma automática tareas repetitivas.
• Módulos: son programas escritos especialemte para Acces mediante un lenguaje de programación llamado Visual Basic para aplicaciones.

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CONCEPTOS ESENCIALES

En una base de datos hay tres elemetos fundamentales que debemos conocer, que son: el campo, el registro y el fichero.

La relación entre la base de datos y estos tres elementos es la siguiente:

BASE DE DATOS: es un conjunto de datos relacionados entre sí.

Las bases de datos están formadas por uno o más bloques de ficheros.

FICHERO: es un conjunto de información que participa de las mismas características.

Cada uno de los ficheros está compuesto por registros.

REGISTRO: es la unidad más elemental de un fichero de base de datos.

Los registros contienen uno o más campos.

CAMPO: es la unidad elemental de introducción de datos en cada registro de una base de datos.

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PROTEGER

Para evirar que usuarios del programa, no autorizados por su creador, puedan modificar el contenido de un libro, de una hoja o de parte de ella.

• Proteger libro: si deseamos que un determinado usuario no pueda cambiar las hojas de sitio, ni maximizarlas ni miminizarlas, lo que tenemos que hacer es proteger el libro, mediante el menú Herramientas-Proteger-Proteger libro. Una vez allí se nos ofrecen tres opciones:

1. Si queremos proteger la estructura del libro para que las hojas no puedan moverse, eliminarse, ocultarse, cambiarse de nombre o crear nuevas hojas, activaremos la opción estructura.Si activamos la opción Ventana las ventanas no podrán cambiar de tamaño o posición cada vez que se abra el libro.
2. Si se introduce unacontraseña sólo podrá desproteger el libro quien la conozca.

• Proteger hojas: si seleccionamos Herramientas-Proteger-Proteger Hoja y activamos las casillas Contenido, Objetos y Escenarios y guardamos los cambios, cuando queramos cambiar el contenido de alguna de las celdas de las hojas nos aparcerá un mensaje que dice que la celda que queremos modificar está protegida. Esto permite que no se puedan hacer cambios en la hoja. Para dejarla sin protección hay que volver a Herramientas-Proteger-Desproteger hoja.
• Protección parcial de hojas: una de las posibilidades más útilies al hablar de protección es la protección parcial de las hojas. Es decir, dejar protegidas sólo las celdas que no queremos que el usuario final pueda modificar, pero que, en cambio, pueda modificar otras.

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FUNCIONES

Funciones de búsqueda y referencia

• BUSCAR
• BUSCARV()
• BUSVARH()

Funciones lógicas

• =SI
• =SI(O)
• =SI(Y)

Funciones estadísticas

• PROMEDIO
• MAX.
• MIN.
• MODA
• MEDIANA
• CONTAR
• CONTARA
• CONTAR.SI

Funciones financieras

• ABS
• PAGO
• PAGOINT

Funciones con fechas

• Formato-Celdas-Número-Fecha.

Funciones matemáticas

• ENTERO
• RESIDUO
• REDONDEAR

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GRÁFICOS

Los datos de las hojas de cálculo pueden representarse en forma de texto, numérica o visual a través de los gráficos. Los gráficos representan visualmente, a través de una o varias líneas o figuras geométricas, los datos numéricos existentes en una hoja de cálculo, mostrando, de forma descriptiva, la relación que esos datos tienen entre sí.

Los gráficos relacionan datos, en primer lugar, para crear un gráfico, hay que introducir dichos datos en la hoja de cálculo. A continuación se seleccionan los datos que se desea relacionar y se elige una de esas operaciones:

• Hacer clic en el icono de Gráficos de la Barra de herramientas y seguir las instrucciones del asistente.
• Seleccionar menú Insetar-Gráfico-Asistente para gráficos y seguir las instrucciones del asistente.
• Seleccionar Ver-Barra de herramientas-Gráfico y, con las opciones de dicha barra, crear un gráfico.

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FUNCIONES BÁSICAS

Antes de empezar con las fórmulas tienes que tener en cuenta las siguientes normas fundamentales:

• Al escribir una fórmula cualquiera debes empezar siempre por el signo (=).
• En caso de que utilices varios operadores en una misma fórmula, Excel establece una prioridad entre ellos.
• Para cambiar las prioridades en las operaciones utilizamos los parentésis.

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CONCEPTOS ESENCIALES

NOMENCLATURA.

• Libro: es el documento que estemos haciendo en Excel y al que se le asigna la extensión .xls. Cada libro de trabajo puede contener múltiples hojas, por defecto suele aparecer con tres. Para no aumentar inútilmente el tamaño del archivo es recomendable eliminar las hojas que no usen. Si es necesario tener más hojas, se van añadiendo.
• Hoja: son cada uno de los "folios" de un libro de trabajo. Las hojas vienen por defecto con el nombre Hoja 1, Hoja 2, etc. Haciendo clic con el botón derecho, sobre el nombre podemos cambiar el nombre de ésta.
• Celda: cada celda está representada por letras y números.
• Rango: Se denomina rango a un grupo de celdas. Los rangos se expresan poniendo la referencia a dos celdas separadas por dos puntos, rango es el conjunto de celdas que van desde la primera hasta la segunda que hemos referenciado.
• El controlador de relleno: en el ángulo inferior derecho de cada selección de rango aparece un pequeño cuadrado en negro. Ése es el controlador de relleno. Lo utilizaremos con frecuencia ya que su función facilita enormente el trabajo a la hora de rellenar celdas.

MENSAJES DE ERROR.

A veces, mientras estamos trabajando con Excel, nos aparecen algunos mensajes indicándonos que queremos realizar una operación no permitida por el programa.

Por ejemplo:#######: indica que el ancho de la celda no es suficiente para contener los datos que hay en ella. Para solucionarlo, basta con aumentar el ancho de la columna haciendo clic en el separador de columnas, en la parte superior.

REFERENCIAS A CELDAS.

Durante un trabajo con Excel puede ser que necesitemos traer información de una celda concreta y debemos saber el modo de identificar dicha celda. Existen todas estas formas de referenciar a las celdas:

• Referencias relativas: modifican la referencia de las fórmulas en base a la posición que ocupe la nueva celda cuando la copies. Una referencia relativa sería por ejemplo:A1.
• Referencias absolutas: garantizan que las referencias a celdas no varían cuando copiamos la fórmula en otro lugar. Se representan insertando el símbolo $ delante de la letra y delante del número que identifican una celda. Una referencia absoluta sería por ejemplo $A$1.
• Referencias mixtas: fijan una coordenada como absoluta y la otra como relativa. Un ejemplo sería A$1, en donde la columna A es relativa, mientras que la fila 1 es absoluta. En cambio $A1 es refiere a la columna A absoluta y la fila 1 relativa. Al copiar una referencia mixta, la coordenada absoluta no se modifica, mientras que la relativa se ajusta a la nueva posición.
• Referencia circular: se produce cuando una fórmula, de manera directa o indirecta, depende de su propio valor. Por ejemplo, si en la celda A1 tenemos lafórmula A1+5, Excel te dará un mensaje diciéndote que no se puede resolver.

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